> 
شیپینگ اوردر (SO، مخفف Shipping Order) یا سفارش حمل‌ونقل از اسناد مهم دنیای لجستیک است. این سند محل رزروشده برای محموله‌ها در کشتی یا وسایل دیگر را نشان می‌دهد و فهرستی از جزئیات حیاتی برای طرف‌های درگیر دارد.
با «اسپیدکس» همراه باشید تا ببینیم شیپینگ اوردر چیست و چه کسی مسئول صدور آن است، چه اطلاعات و کاربردهایی دارد و طی چه مراحلی صادر می‌شود.
شیپینگ اوردر چیست؟
شیپینگ اوردر سندی است که فضا و تجهیزات رزروشده برای حمل یک محموله (در کشتی) را مشخص می‌کند. جزئیات زمان و مکان کانتینرهای خالی، جزئیات تحویل و جدول زمانی حمل‌ونقل هم در همین سند مشخص می‌شود.
برخی کشورها SO را به‌عنوان سفارش آزادسازی کانتینر (CRO) یا مرجع خروج (ATW) می‌شناسند. ضمن اینکه گاهی‌اوقات سفارش حمل‌ونقل به تأییدیه رزرو ضمیمه می‌شود؛ چراکه این سند رزرو محموله در کشتی را تأیید می‌کند، هرچند که جزئیات سند حمل‌ونقل از تأییدیه رزرو بیشتر است.
چه کسی شیپینگ اوردر را صادر می‌کند؟
شیپینگ اوردر را کریر (Carrier) یا متصدی حمل صادر می‌کند؛ مانند خطوط کشتیرانی. اپراتورهای کشتی‌های اقیانوس‌پیما و نمایندگان شرکت حامل هم می‌توانند این سند را صادر کنند.
پس از اینکه انتقال کالا به پایان رسید، کریر SO را برای گیرنده ارسال می‌کند تا تأیید کند که حمل‌ونقل انجام شده است.
اطلاعات موجود در فرم شیپینگ اوردر
فرم سفارش حمل‌ونقل یک قالب استاندارد و ثابت ندارد و هر شرکت نسخه خود را صادر می‌کند. اما به‌طور کلی این سند شامل جزئیات محموله، فرستنده و حمل‌ونقل می‌شود؛ ازجمله:
- اطلاعات فرستنده؛
- اطلاعات فورواردر (در صورت وجود)؛
- نوع کالا و اطلاعات محموله شامل بسته‌بندی، تعداد، وزن و…؛
- شماره بارنامه حامل؛
- محل دریافت کانتینرهای خالی؛
- بندر بارگیری و تخلیه کانتینر؛
- بندر ترانشیپ یا ترانسشیپمنت؛
- نام کشتی و شماره سفر؛
- نوع تجهیزات و کانتینرها؛
- محل جمع‌آوری کانتینرهای خالی؛
- محل بازگشت کامل (جایی‌که کانتینر بارگیریشده باید بازگردانده شوند)؛
- قطع سند برای زمانی که دستورالعمل‌های حمل‌ونقل باید به شرکت حمل‌کننده ارسال شود؛
- جرم ناخالص تأییدشده (VGM) به همراه زمان و تاریخ.
تفاوت شیپینگ اوردر با بارنامه
تفاوت شیپینگ اوردر با بارنامه چیست؟ همان‌طور که اشاره شد، Shipping Order سندی است که توسط شرکت حمل‌ونقل صادر می‌شود و رزرو محموله در یک کشتی را تأیید می‌کند؛ اما بارنامه (Bill of Lading) برای تأیید دریافت کالا استفاده می‌شود و اثبات می‌کند که کالا به طرف مشخص‌شده تحویل داده شده است.
تفاوت شیپینگ اوردر با تأییدیه رزرو
اطلاعات SO بیشتر درباره کانتینر، زمان جمع‌آوری و موارد مربوط به آن می‌شود؛ اما تأییدیه رزرو (Booking Confirmation) اطلاعات بیشتری درباره محموله و رزرو دارد. برخی از شرکت‌های حامل، این اسناد را با یکدیگر ادغام کرده و تأییدیه رزرو را معمولاً با سفارش حمل‌ونقل صادر می‌کنند.
تفاوت شماره شیپینگ اوردر با شماره رهگیری
شرکت‌های حمل‌ونقل SO را برای تأیید فضای محموله در کشتی صادر می‌کنند. سفارش حمل‌ونقل را می‌توان با شماره اختصاص‌داده‌شده توسط شرکت شناسایی کرد. شماره رهگیری، پیش از حمل به هر محموله اختصاص داده می‌شود. این کدهای منحصربه‌فرد امکان رهگیری محموله را از مبدأ اولیه تا مقصد نهایی فراهم می‌کنند.
کاربرد شیپینگ اوردر چیست؟
کاربردهای سند حمل‌ونقل را می‌تواند در چند مورد خلاصه کرد: هماهنگی در تحویل کالا، جلوگیری از تأخیر، سندیت در موقعیت‌های حقوقی، اثبات تحویل و تسهیل پیگیری. در ادامه دقیق‌تر توضیح داده‌ایم:
- این سند مجوزی است که به متصدی حمل‌ونقل اجازه می‌دهد تا کالا را در کشتی (یا وسایل دیگر) بارگیری کند. سند حمل‌ونقل نوعی تأییدیه هم هست و تأیید می‌کند که تمام پیش‌نیازها مانند شرایط پرداخت، ترخیص کالا از گمرک و تأییدیه رزرو رعایت شده‌اند.
- سفارش حمل‌ونقل اطلاعات بسیار مهمی را در اختیار طرف‌های درگیر در فرایند حمل‌ونقل قرار می‌دهد؛ ازجمله اطلاعات فرستنده و گیرنده، جزئیات کالا و دستورالعمل‌های حمل و جابه‌جایی. این اطلاعات کمک می‌کنند تا همه طرف‌ها درک مشترکی از الزامات حمل‌ونقل داشته باشند.
- هماهنگی در تحویل کالا هم یک کاربرد شیپینگ اوردر است؛ و برای جلوگیری از خطاها، تأخیرها یا سردرگمی‌های احتمالی اهمیت بالایی دارد.
- سفارش حمل‌ونقل یک سند رسمی است که نشان می‌دهد فرستنده کالا را برای گیرنده ارسال کرده. این سند شامل تمام جزئیات حمل‌ونقل ازجمله تاریخ و شیوه تحویل، توضیحات کالا و سایر اطلاعات مربوطه می‌شود.
- به‌عنوان یک مدرک رسمی و مکتوب، این سند می‌تواند برای اهداف حقوقی، اداری، مالیاتی یا بیمه‌ای به کار برود. برای نمونه، اگر درباره تحویل کالا اختلافی وجود داشته باشد، می‌توان از Shipping Order به‌عنوان مدرکی مبنی بر تحویل کالا طبق شرایط توافق‌شده استفاده کرد.
- سفارش حمل‌ونقل اطلاعات دقیقی درباره محموله‌ها ازجمله شماره ردیابی، مسیرهای تحویل و تخمین زمان رسیدن ارائه می‌دهد؛ اطلاعاتی که برای اثربخشی فرایند ردیابی و گزارش‌دهی حیاتی است.
- با نظارت بر این اسناد، شرکت‌ها می‌توانند کالاها را به‌طور همزمان ردیابی و نظارت کنند. این به آن‌ها اجازه می‌دهد تا مسائلی مانند تأخیر یا مفقودی را به‌سرعت شناسایی کنند و اقدامات لازم را انجام دهند.
مراحل صدور شیپینگ اوردر
اگر یک‌سری اقدامات اولیه مانند مذاکره مشتری با شرکت حمل‌ونقل، توافق با شرایط اعلام‌شده و ثبت سفارش حمل‌ونقل، پردازش سفارش و ارسال درخواست رزرو کانتینر به خطوط کشتیرانی را فاکتور بگیریم، مراحل صدور شیپینگ اوردر عبارت‌اند از:
1. ارسال شماره رزرو کانتینر
نامه درخواست رزرو کانتینر شامل نوع و تعداد کانتینرهای مورد نیاز فرستنده، نوع کالا، نوع بسته‌بندی، مبدأ و مقصد محموله، هزینه حمل و شرایط پرداخت می‌شود. پس از پذیرش درخواست توسط خط کشتی، شرکت حمل‌ونقل شماره رزرو کانتینر (Booking No.) را برای صاحب بار می‌فرستند.
*برخی خطوط کشتیرانی برای مسیرهای خاص از صاحب کالا تعهد می‌گیرند. مفاد این تعهدنامه و جزئیات آن با شماره رزرو فرستاده می‌شود.
2. تحویل اسناد به کشتیرانی
در ادامه، صاحب کالا یا نماینده او باید اسناد و مدارک لازم را به دفتر کشتیرانی تحویل دهند. این کار باید در زمان خاصی انجام شود و پیگیری‌های مربوطه معمولاً با شرکت حمل‌ونقل خواهد بود.
اطلاعات زمان حرکت و ETA (Estimated Time of Arrival) در همین مرحله، و توسط مسئول فروش شرکت‌های حمل‌ونقل و شیپینگ اوردر به مشتری اعلام می‌شود.
3. صدور سند حمل‌ونقل یا SO
با تحویل اسناد لازم به دفتر کشتیرانی، مراحل صدور شیپینگ اوردر آغاز می‌شود. این سند باید صادر شود تا محموله در لیست انتظار کشتی قرار بگیرد و فرستاده شود. بنابراین، SO باید پیش از تاریخ بارگیری صادر شده و تأییدیه آن دریافت شود.
4. درج محموله در لیست انتظار
با صدور سند و قرارگرفتن محموله در لیست انتظار، شرکت حمل‌ونقل باید پیگیری‌ها و هماهنگی‌های لازم را با دفتر کشتیرانی انجام دهد تا محموله به‌موقع و با اولین کشتی فرستاده شود.
*در برخی شرایط خاص مانند لزوم دیررسیدن محموله یا بارگیری همزمان دو محموله، صاحب کالا می‌تواند درخواست نگهداری (hold) بدهد تا ارسال در زمان دیگری انجام شود. این درخواست باید به‌صورت کتبی با مهر و امضا به کشتیرانی اعلام شده و هزینه‌های توقف بار یا کانتینر هم پرداخت شوند. با درخواست آزادسازی (Un-hold)، محموله برای بارگیری در اولین کشتی در دسترس قرار می‌گیرد.
5. دریافت پیش‌نویس بارنامه
اکنون پیگیری‌های لازم برای دریافت پیش‌نویس بارنامه از کشتیرانی آغاز می‌شود. اطلاعات پیش‌نویس باید توسط صاحب بار چک شود. اگر مغایرت یا ایرادی وجود داشت، باید دفتر کشتیرانی را مطلع کرد تا نسخه اصلاح‌شده صادر شود.
این پروسه ممکن است چند بار تکرار شود. با تأیید پیش‌نویس توسط مشتری، گام‌های بعد دنبال می‌شوند.
6. تسویه‌حساب و دریافت مدارک
در پایان، شرکت‌های حمل‌ونقل و شیپینگ اوردر بارنامه تاریخ‌دار (Shipped On Board Dated) و صورت‌حساب (Invoice) را به مشتری تحویل می‌دهند. شرکت حمل‌ونقل هزینه خدمات خود را به این صورت‌حساب اضافه می‌کند و فاکتور نهایی را به صاحب کالا تحویل می‌دهد.
هنگامی که صاحب کالا هزینه‌ها را بپردازد، اصل مدارک حمل‌ونقل شامل بارنامه و تلکس ریلیز برای او ارسال می‌شود.
پیگیری شیپینگ اوردر
همان‌طور که در مراحل صدور دیدید، پیگیری این سند از زمان ثبت سفارش آغاز می‌شود و تا تسویه‌حساب ادامه دارد.
در طول این فرایند، هم صاحب کالا و هم شرکت حمل‌ونقل باید پیگیری‌های لازم را انجام دهند تا هیچ‌گونه تأخیر و مشکلی ایجاد نشود. مهم‌ترین مرحله پیگیری، اطمینان از قرارگیری محموله در لیست انتظار کشتی و درستیِ اطلاعات پیش‌نویس بارنامه است.
پس از صدور سفارش حمل‌ونقل، یک شماره پیگیری منحصربه‌فرد به مشتری داده می‌شود. این شماره مانند شناسنامه محموله است و با واردکردن آن در «پورتال رهگیری» شرکت حمل‌ونقل می‌توان وضعیت سفارش، محل فعلی کالا، تاریخ و زمان تخمین‌زده‌شده برای تحویل و… را بررسی کرد.
صدور و استفاده بی‌نقص از سفارش حمل‌ونقل
Shipping Order عنصری کلیدی در ساده‌سازی فرایند حمل است و تضمین می‌کند که همه طرف‌های درگیر در حمل‌ونقل اطلاعات لازم را در اختیار دارند. این سند معمولاً همراه با سایر مدارک مهم مانند فهرست بسته‌بندی و فاکتور تجاری همراه می‌شود که جزئیات بیشتری درباره محموله ارائه می‌دهند.
صدور و استفاده درست از SO نیازمند همکاری با شرکت‌های حمل‌ونقل معتبر است. آن‌ها نه‌تنها واسطه معتمد صاحب کالا و شرکت‌های حمل‌ونقل و شیپینگ اوردر (کریرها) هستند، بلکه از انتخاب بهترین روش حمل، بسته‌بندی مناسب، درستیِ اطلاعات، مدیریت محدودیت‌ها و کاهش هزینه‌ها مطمئن می‌شوند.
«اسپیدکس» در تمام این مراحل کنار شماست و جابه‌جایی امن و سریع محموله به سراسر دنیا را برای شما تسهیل می‌کند. برای اطلاعات بیشتر و استعلام هزینه با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
