> 
«وِس» (WES مخفف World Education Service) یا «خدمات آموزش جهانی»، سازمانی غیرانتفاعی است که مدارک تحصیلی کشورها (ازجمله ایران) را با سیستم آموزشی آمریکا و کانادا تطابق می‌دهد تا دانشگاه‌ها و کارفرماهای آمریکایی و کانادایی بتوانند نمرات شما را درک کنند.
خود این سازمان ترجیح می‌دهد که ارسال مدرک به WES به‌صورت الکترونیکی باشد و مراکز آموزش عالی را به تکمیل «فرم همکاری دیجیتال» تشویق می‌کند. بااین‌حال، برخی مؤسسه‌ها از روش الکترونیکی استفاده نمی‌کنند. در این صورت، یکی از این دو حالت اتفاق می‌افتد:
- باید مدارک را به‌صورت پیوست به این سازمان (با ایمیل رسمی و مشخص) ایمیل کنند.
- مدارک را در پاکتی مهروموم‌شده مستقیماً برای WES می‌فرستند، یا همین پاکت را به متقاضی می‌دهد تا خود آن را پست کند.
در ادامه تمام روش‌های ارسال مدرک به WES را دقیق‌تر بررسی کرده‌ایم. با «اسپیدکس» همراه باشید.
ارسال مدرک به WES به‌صورت الکترونیکی
ابتدا از مؤسسه خود بپرسید که آیا گزینه انتقال الکترونیکی دارند یا خیر؛ چون حتی اگر هم‌اکنون از این گزینه پشتیبانی نکنند، شاید سازمان وِس همچنان بتواند اسناد الکترونیکی را از آن‌ها بپذیرد.
البته در این حالت، WES حق بررسی مبدأ آدرس ایمیل ارائه‌شده در فرم همکاری دیجیتال را برای خود محفوظ می‌دارد؛ چون ایمیل استفاده‌شده باید به مؤسسه و شخصی متعلق باشد که صلاحیت ارسال مدارک به WES را دارد؛ مانند دفتر ثبت، مسئول ریز نمرات، مدیر آزمون‌ها، مسئول ثبت، دستیار ارشد ثبت‌نام یا … .
شما می‌توانید کپی برخی از مدارک، مانند گواهی‌های تحصیلی و ترجمه‌ها را در حساب WES خود آپلود کنید. البته این موضوع برای همه درخواست‌نامه‌ها یا اپلیکیشن‌ها الزامی نیست (پیش از درخواست از مؤسسه برای ارسال مدرک به WES، حتماً سایت دانشگاه خود و اسناد موردنیاز وِس را بررسی کنید.).
مؤسسه‌ها به سه روش می‌توانند مدارک را به‌صورت الکترونیکی برای WES ارسال کنند:
- پلتفرم‌های آنلاین؛
- کانال‌های انتقال مستقیم؛
- ایمیل (مرسوم در ایران).
پلتفرم‌های آنلاین
پلتفرم‌های آنلاین رایج‌ترین راه برای به‌اشتراک‌گذاری مدارک الکترونیکی با WES است. مؤسسه دانشگاهی که مدارک را صادر می‌کند ممکن است پلتفرم خود را داشته باشد، یا از ارائه‌دهندگان شخص ثالث استفاده کند. اسناد الکترونیکی به‌صورت PDF با امضای دیجیتال و تأییدشده صادر می‌شوند.
برخی از پلتفرم‌هایی که این سازمان با آن‌ها کار می‌کند عبارت‌اند از Digitary Core، My eQuals، MyCreds، Gradintelligence، OpenCerts، National Student Clearinghouse و… .
برای ارسال مدرک به WES با پلتفرم‌های آنلاین، این مراحل را دنبال کنید:
- به حساب کاربری خود در آن، به‌صورت آنلاین وارد شوید.
- WES را به‌عنوان گیرنده اسناد الکترونیکی انتخاب کنید.
- اگر نمی‌توانید WES را به‌عنوان گیرنده انتخاب کنید، می‌توانید مدارک خود را مستقیماً (از پلتفرم) به ایمیل‌های فهرست‌شده در صفحه Required Documents وِس ارسال کنید. ارسال مدارک به هر ایمیل دیگری باعث تأخیر در ارزیابی می‌شود. ضمناً این آدرس‌ها فقط برای بازیابی مدارک استفاده می‌شوند. پس اگر سؤالی دارید، اینجا نپرسید.
پس از دریافت لینکی که امکان دسترسی به مدارک را به WES می‌دهد، مدارک بازیابی و فرایند ارزیابی آن‌ها آغاز می‌شود.
کانال‌های انتقال مستقیم
WES با هزاران مؤسسه در سراسر جهان و ارائه‌دهندگان شخص ثالث همکاری می‌کند تا مدارک الکترونیکی را از طریق کانال‌های تأییدشده دریافت کند. این کانال‌ها کاملاً بسته و ایمن هستند و به مؤسسات اجازه می‌دهند اسناد را مستقیماً برای این سازمان ارسال کنند.
دو کانال برای ارسال مدرک به WES به‌صورت مستقیم وجود دارد:
- پروتکل انتقال فایل امن یا SFTP؛
- و رابط‌های کاربری برنامه‌نویسی یا API.
ارسال در بستر SFTP به‌سادگیِ ارسال یک ایمیل است. باید فایل PDF را بسازید، نام‌گذاری کرده و در پلتفرم بارگذاری کنید. این فایل در یک کانال امن و رمزگذاری‌شده به پایگاه داده WES بارگذاری می‌شود. در ادامه رسید دریافت فایل برای شما ایمیل می‌شود؛ دانشگاه هم گزارش فایل‌های ارسال‌شده را دریافت می‌کند.
برخی از مؤسساتی که به این شکل با WES همکاری می‌کنند عبارت‌اند از:Center for Student Services and Development (CSSD)، Parchment، Docswallet، Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor (CNRED) و… .
ایمیل
خود این سازمان کانال‌های SFTP و API را برای ارسال مدرک به WES (به‌صورت الکترونیکی) توصیه می‌کند. اما اعلام کرده است که درک می‌کند تمام مؤسسات آموزشی نمی‌توانند از این گزینه‌ها استفاده کنند.
اگر گزینه دیگری در دسترس نباشد، احتمال دارد دانشگاه شما بتواند مدارک الکترونیکی را به‌عنوان پیوست ایمیل ارسال کند. در این صورت، مدارک باید از یک ایمیل رسمی سازمانی ارسال شوند.
ارسال مدارک دیپلم برای WES (یا موارد دیگر) با ایمیل چند قانون مهم دارد:
- این سازمان باید بتواند ایمیل فرستنده را در سایت مؤسسه تأیید کند.
- فرستنده باید مجاز به ارسال سوابق تحصیلی باشد.
- اسناد پیوست باید در یک فرمت امن و تغییرناپذیر (مانند PDF) به اشتراک گذاشته شوند.
- ایمیل‌ها باید تست‌های صحت و امنیت را بدون مشکل بگذرانند.
«دانشگاه تهران» یکی از مؤسساتی است که مدارک را به همین شکل برای WES ارسال می‌کند.
ارسال مدرک به WES به‌صورت پستی
اگر دانشگاه شما از همکاران دیجیتالیِ WES نباشد و نتواند مدارک را به‌صورت الکترونیکی ارسال کند و امکان ارسال از طریق ایمیل نباشد، باید مدارک خود را از طریق پست بین المللی بفرستید.
ضمن اینکه در برخی شرایط، ارسال مدارک دانشگاه آزاد WES (یا هر مؤسسه دیگر) و ارزیابیِ این سازمان صرفاً برای معادل‌سازی مدارک و نمرات نیست و به‌عنوان تأیید اعتبار مدارک تحصیلی هم عمل می‌کند.
این روش دستورالعمل‌های دقیقی برای شما و مؤسسه‌تان دارد که می‌توانید آن‌ها را در صفحه Required Documents سایت وِس (wes.org) بررسی کنید. مهم‌ترین مورد این است که مدارک (کپی مدرک تحصیلی، ریز نمرات و ترجمه رسمی آن‌ها به زبان انگلیسی) باید در پاکتی که توسط مؤسسه مهروموم شده است، به این سازمان ارسال شود.
چند نکته دیگر هم هست، برای نمونه:
- جلوی پاکت مهروموم‌شده باید دارای شماره مرجع WES شما و نام دانشگاهتان باشد. بسیاری از مراکز آموزشی از یک پاکت رسمی استفاده می‌کنند که معمولاً شامل لوگوی مؤسسه مدرسه است و این الزام را برآورده می‌کند.
- در پشت پاکت باید مهر، تمبر یا امضای رسمی در سرتاسر فلپ وجود داشته باشد تا مشخص شود که فلپ باز نشده است.
ارسال مدرک به WES با «اسپیدکس»
سازمان WES تا زمانی که مدارک شما را دریافت و تأیید نکند، نمی‌تواند ارزیابی‌های لازم را انجام دهد، و اگر ارسال فیزیکی اسناد نیاز باشد، تیم «اسپیدکس» مدارک شما را کاملاً امن و سریع به این سازمان می‌رساند.
ارسال درب‌به‌درب اسناد و مدارک ازجمله خدمات تخصصی ماست، که با همکاری برترین ایرلاین‌های بین‌المللی به‌صورت اکسپرس ارسال می‌شود. جهت ارسال مدارک دیپلم، دانشگاه آزاد و… برای WES، از طریق فرم مربوطه یا شماره‌های درج‌شده با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
